Як правильно подати тендерну документацію?

Публічні закупівлі на сьогодні відіграють значну роль в державі, адже з їх допомогою проводиться велика кількість тендерів на придбання певних товарів, виконання робіт чи надання послуг. Однак, для того, щоб брати повноцінну участь у цьому процесі, учасникам публічних закупівель необхідно ретельно вивчати вимоги законодавства України, а також розуміти як правильно подавати тендерну документацію, адже від цього залежить успіх всього тендеру в цілому. В чому і вбачається актуальність розгляду даної тематики. А тому у цій статті ми детально вивчимо юридичний супровід тендерів яким чином слід подавати тендерну документацію.

Поняття тендерної документації та чому її створення важливе

Тендерна документація – це основний документ (по суті інструкція), що визначає важливі аспекти проведення майбутніх торгів. Вона включає в себе мету та умови здійснення тендеру, а також вимоги до потенційних постачальників товарів чи послуг. І саме на цей документ звертають увагу всі учасники відкритих торгів. А тому будь-яка організація публічних закупівель в першу чергу розпочинається із створення та належного оформлення тендерної документації.

З чого складається тендерна документація?

Із аналізу правових положень ЗУ “Про публічні закупівлі” вбачається, що тендерна документація повинна містити таку інформацію:

• розгорнуту інструкцію щодо підготовки учасниками публічних закупівель своїх тендерних пропозицій;
• як мінімум один або декілька кваліфікаційних критеріїв, що зазначаються в ст. 16 закону (наявність в учасника публічних закупівель необхідних знань та досвіду на виконання певних робіт чи надання послуг тощо);
• кінцевий термін до якого можна подавати тендерні пропозиції;
• вимоги до мови, якою повинні бути складені тендерні пропозиції;
• валюта, у якій зазначається ціна у тендерній пропозиції (зазвичай це грн);
• інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію;
• опис помилок, що можуть допустити учасники публічних закупівель під подачі тендерних пропозицій (різного роду описки та технічні помилки).

Вищезазначений перелік зазначено не повністю, адже в ст. 22 ЗУ “Про публічні закупівлі” наведені інші вимоги, яким повинна відповідати тендерна документація.

Які найбільш поширені помилки під час формування тендерної документації?

• Тендерна документація містить дискримінаційні вимоги до учасників публічних закупівель. Наприклад, замовник тендеру висуває такі вимоги до учасників, що їх можуть виконати лише обмежене коло осіб;
• Вимоги замовників про надання різних документів, які по своїй суті повинні підтверджувати одні й ті ж самі факти;
• Наявність не чітких та розмитих формулювань щодо предмета закупівлі;
• Не зазначати єдиний перелік документів, який потрібен від кожного учасника публічних закупівель;
• Застосування тендерного забезпечення при невеликій вартості закупівлі (наприклад, до 500 тис. грн).

Які положення тендерна документація взагалі не повинна містити?

• Положення щодо конкретної марки чи виробника – у разі, якщо вам все ж таки потрібно зробити посилання на це, то використовуйте слово еквівалент;
• Інформація, яка вважається публічною і доступ до неї можна знайти у відкритих джерелах, наприклад мережі Інтернет;
• Засвідчення документів учасниками публічних закупівель – якщо такі документи надаються через платформу Прозоро та на них вже наявний електронний цифровий підпис;
• Обмеження конкуренції – це в першу чергу зменшує вибір замовника щодо потенційних переможців тендеру, а також негативно впливає на якість послуг або товарів, які будуть надаватися в рамках публічної закупівлі.

Чи слід використовувати типову тендерну документацію?

Типова тендерна документація затверджується Міністерством економічного розвитку і торгівлі та розміщується на веб-порталі Прозоро. Ця інформація є відкритою і доступною для всіх зацікавлених сторін.

Проте, є важливий нюанс. Ця типова тендерна документація була затверджена ще у 2016 році і з тих пір не оновлювалась. У той же час, законодавство про публічні закупівлі постійно змінюється і вдосконалюється. Тому, використання старих типових документів не відповідає сучасним вимогам законодавства України.

Крім того, “інтернетні” шаблони та зразки тендерної документації на порталі Прозоро також можуть бути не завжди актуальними і не завжди враховувати усі специфічні аспекти вашої конкретної ситуації на практиці. Тому важливо завжди докладно перевіряти та адаптувати тендерну документацію до поточних вимог законодавства і ваших потреб в цілому, щоб уникнути можливих проблем і конфліктів під час проведення публічних закупівель.

Ви хочете юридично правильно подати тендерну документацію? В такому випадку обовʼязково звертайтесь до адвокатського бюро “Брати Федорови”. Наші фахівці допоможуть  скласти якісно тендерну документацію відповідно до всіх ваших вимог, адже ми спеціалізуємось на нюансах щодо проведення публічних закупівель в Україні та маємо багаторічний досвід роботи у цій сфері. Звертайтесь!